Vertriebssystem in Close: Team-Doku

DM Cashflow Invest Group · Nachschlagewerk für Pre-Setter, Setter und Closer. Hier steht für jede Gesprächssituation, was du in Close ausfüllst und wo der Lead danach landet.

🔵 Pre-Setter 🟠 Setter 🟢 Closer

So funktioniert das System

Das Prinzip ist einfach: Du telefonierst, du füllst nach jedem Gespräch eine Custom Activity aus, und das System routet den Lead automatisch in die richtige Liste. Du musst dir nie merken, wo ein Lead hingehört.

Die 3 Grundregeln

Arbeite deine Listen von oben nach unten ab. Die Reihenfolge der Smart Views definiert die Priorität. Innerhalb einer Liste steht der Lead, der am längsten nicht kontaktiert wurde, ganz oben.
Nach jedem Gespräch: Activity ausfüllen und mit „Done" abschließen. Die Activity ist der einzige Hebel, den du bedienst. Lead-Status, Sperrfristen und Listen-Zuordnung erledigt die Automation.
Kein Lead geht verloren. Jeder Fall unten endet damit, dass der Lead in genau einer Liste wieder auftaucht, zum richtigen Zeitpunkt.

Wichtig: „Coaching Call" und „Strategieberatung" bleiben bestehen

Die bestehenden Activities Coaching Call und Strategieberatung (inhaltliche Gesprächsdoku: was wurde besprochen, Einwände, Situation des Kunden) laufen unverändert weiter. Die neuen Activities 1.0 bis 4.0 sind die Prozess- und Routing-Schicht obendrauf: Sie steuern, wo der Lead als Nächstes auftaucht.

Trifft beides zu, füllst du beides aus: Coaching Call / Strategieberatung für den Inhalt, 1.0 bis 4.0 für das Routing.

Universalregel: das Kalenderfeld und „Gesperrt bis"

Diese eine Regel gilt überall und ist das Herzstück des Systems.

Egal in welcher Activity du das Kalenderfeld ausfüllst: Es setzt immer das Feld „Gesperrt bis" am Lead.

„Gesperrt bis" bedeutet: Der Lead erscheint bis zum gewählten Datum in keiner Liste. Ab dem gewählten Datum (einschließlich) taucht er wieder auf.

Beispiel: Gesperrt bis 02.01.2026

01.01.2026: Lead ist nicht sichtbar
02.01.2026: Lead erscheint wieder in den Listen
03.01.2026: Lead bleibt sichtbar, die Sperre ist vorbei

Der Lead ist dabei nicht gelöscht: Über die Close-Suche findest du ihn jederzeit. Er ist nur aus den Arbeitslisten ausgeblendet, damit niemand ihn zu früh anruft.

Lässt du das Kalenderfeld leer, greift je nach Gesprächsergebnis ein sinnvoller Standard: „Kein Interesse" sperrt automatisch 75 Tage, „Nicht qualifiziert" 90 Tage, die meisten anderen Ergebnisse lassen den Lead sofort wieder erscheinen. Die genauen Werte stehen bei jedem Fall unten.

Die 4 Activities: dein Werkzeugkasten

Vier Custom Activities decken den kompletten Prozess ab. Pro Anruf brauchst du genau eine davon.

1.0 Pre-Setting 🔵

Für jeden Kaltkontakt-Anruf: Erstkontakt, Nachfassen, Qualifizierung am Telefon.

Feld	Optionen / Bedeutung
Notiz	Freitext. Bei „Nicht qualifiziert" Pflicht: Grund reinschreiben.
Erreichte Person	1. Niemanden · 2. Gatekeeper · 3. Entscheider
Gesprächsergebnis	1. Kein Interesse · 2. Interessiert · 3. Nicht qualifiziert · 4. Direkt Setting gemacht · 5. Setting gelegt · 6. Wiedervorlage
Kalender	Termin bzw. Wiedervorlage-Datum. Setzt „Gesperrt bis" am Lead.

2.0 Setting 🟠

Für alles rund um den Setting-Termin: Durchführung, Follow Up, No Show.

Feld	Optionen / Bedeutung
Notiz	Freitext.
Typ	1. Setting (Termin hat stattgefunden) · 2. Setting Follow Up (weitere Schritte nach dem Setting, noch kein Closing vereinbart) · 3. No Show (Termin hat nicht stattgefunden)
Gesprächsergebnis	1. Nicht qualifiziert · 2. Follow Up · 3. Termin gelegt
Unqualifiziert Grund	Bei Ergebnis „Nicht qualifiziert" auswählen: Kein Kapital / finanzielle Situation reicht nicht · Falsche Zielgruppe · Kein echtes Interesse · Bereits in anderem Coaching / Betreuung · Unrealistische Erwartungen / nicht coachbar · Schulden / Sanierungsfall · Passt zeitlich gerade nicht
Kalender	Termin bzw. Sperrdatum. Setzt „Gesperrt bis" am Lead.

3.0 Closing 🟢

Für alles rund um den Closing-Termin: Durchführung, Follow Ups, No Show, Abschluss.

Feld	Optionen / Bedeutung
Notizen	Freitext.
Typ	1. Closing (Closing-Termin hat stattgefunden) · 2. Closing Follow Up (alle Maßnahmen nach dem Closing, auch dokumentierte FU-Termine) · 3. No Show (Termin hat nicht stattgefunden)
Gesprächsergebnis	1. Nicht qualifiziert · 2. Follow Up · 3. Termin gelegt · 4. Lost + Nurture · 5. Lost · 6. Won
Priorität	1. Hoch (Abschluss innerhalb 14 Tagen wahrscheinlich) · 2. Mittel (Standard)
Kalender	Termin bzw. Sperrdatum. Setzt „Gesperrt bis" am Lead.

4.0 Allgemeine Aktion

Für die zwei harten Sonderfälle, unabhängig von der Rolle.

Feld	Optionen / Bedeutung
Aktion	1. Do Not Contact (Lead nie wieder kontaktieren) · 2. Bad Data (Telefonnummer existiert nicht oder ist falsch)

Lead-Status: macht die Automation AUTO

Du stellst den Lead-Status nie von Hand um. Sobald du eine Activity mit „Done" abschließt, setzt die Automation im Hintergrund den passenden Status und die Sperrfrist.

Dein Gesprächsergebnis / deine Aktion	Lead-Status (automatisch)	Sperre (ohne Datum im Kalender)
Kein Interesse	Not Interested	75 Tage gesperrt
Nicht qualifiziert	Unqualified	90 Tage gesperrt
Interessiert	Interested (Outbound)	keine, sofort sichtbar
Setting gelegt (1.0)	In Setting-Phase	keine, Lead erscheint am Termin-Tag
Follow Up (2.0, Typ Setting oder Setting Follow Up)	Setting Follow-Up	keine, sofort sichtbar
Termin gelegt (2.0)	In Closing-Phase	keine, Lead erscheint am Termin-Tag
Wiedervorlage	Status bleibt unverändert	nur Sperrdatum wird gesetzt
Won	Customer	keine
Lost	Lost	keine
Lost + Nurture	Nurture	keine
Do Not Contact (4.0)	NICHT KONTAKTIEREN	dauerhaft
Bad Data (4.0)	Bad Data	dauerhaft, bis Daten korrigiert sind
Priorität: Hoch (3.0)	High Prio	keine

Merksatz: Du füllst die Activity aus, das System kümmert sich um den Rest. Wenn du irgendwo einen Lead-Status manuell verstellst, arbeitest du gegen die Automation.

Smart Views: deine Arbeitslisten

Die Listen sind in Close exakt in dieser Reihenfolge angepinnt. Die Reihenfolge ist die Priorität: von oben nach unten arbeiten.

Liste	Was drin ist
Setter & Closer
🗓️ Bookings Today	Alle Termine, die heute stattfinden und bei denen ein Gespräch geführt werden muss.
Closer 🟢
🟢 Closings & FUs Today	Alle Closing-Termine und Closing-Follow-Ups, die heute stattfinden.
🟢 High Prio	Closings mit hoher Abschlusswahrscheinlichkeit (Priorität: Hoch), die jetzt aktiv bearbeitet werden.
🟢 Nurture & FU	Closings mit Potenzial, die weiter genurtured oder nachgefasst werden.
Setter 🟠
🟠 Closing No Show	Leads, die nicht zum Closing erschienen sind und für ein neues Closing vorbereitet werden.
🟠 Settings Today	Alle Setting-Termine, die heute stattfinden.
🟠 Setting FU	Leads im Setting Follow Up: Es wird auf Rückmeldung gewartet oder erneut kontaktiert.
🟠 Unqualifiziert	Alle als nicht qualifiziert markierten Leads, die später neu bewertet werden können. Eine gemeinsame Liste für alle Rollen: Auch Pre-Setting- und Closing-Unqualifizierte landen hier, ein separates 🔵 Unqualifiziert gibt es nicht.
Pre-Setter 🔵
🔵 Setting No Show	Leads, die einen Setting-Termin nicht wahrgenommen haben und neu terminiert werden müssen.
🔵 Interested	Cold Leads mit gezeigtem Interesse, die weiter qualifiziert werden.
🔵 New	Neue Cold Leads, die noch nie kontaktiert wurden.
🔵 Follow Up	Leads zur Wiedervorlage nach Pre-Setting-Kontakt.
Unpinned (nicht angepinnt, bei Bedarf öffnen)
🟢 Closing Lost	Abschluss sehr unwahrscheinlich, kein aktiver Fokus mehr.
🟢 High Prio (Alle)	Alle Closings mit Priorität Hoch, inklusive gesperrter.
HZL Bad Data	Leads mit nicht existierender oder falscher Telefonnummer.
HZL Do Not Contact	Leads, die nie wieder kontaktiert werden dürfen.
HZL Customers	Alle Kunden.

So kommen Leads in die „Today"-Listen (Termin-Logik in Stufe 1)

In Stufe 1 steuert das Kalender-Feld der Activity die Termin-Sichtbarkeit: Trag das Termin-Datum ein, dann erscheint der Lead am Termin-Tag automatisch in der passenden Today-Liste (🗓️ Bookings Today, 🟠 Settings Today, 🟢 Closings & FUs Today).

Das Kalender-Feld ist also Pflicht, wenn du einen Termin legst: Ohne Datum taucht der Lead am Termin-Tag in keiner Today-Liste auf. Die echte Kalender-Integration (Calendly liest die Termine automatisch ein) kommt in Stufe 2.

Weitere Listen wie 🟢 Closing FU No Show, 🔵 (Optin) New sowie die Draft-Kontrolllisten kommen mit Stufe 2 (siehe Ausblick).

🔵 Pre-Setter: Call-Handling

Alle Listen mit 🔵 gehören dir. Deine Activity: 1.0 Pre-Setting (Sonderfälle: 4.0). Ziel: Entscheider erreichen, qualifizieren, Setting-Termin legen.

    Fall 1 Niemand nimmt ab ▾Situation
Es klingelt, aber niemand hebt ab.
Was ausfüllen
Option A: Nichts tun, nächsten Lead anrufen.
Option B (sinnvoll bei mehrfacher Nichterreichbarkeit): 1.0 Pre-Setting
Erreichte Person: 1. Niemanden
Gesprächsergebnis: 6. Wiedervorlage
Kalender: Sperrdatum wählen (optional)
Wo landet der Lead
🔵 Follow Up (ganz unten)
War der Lead vorher in 🔵 Interested oder 🔵 Setting No Show, bleibt er in seiner bisherigen Liste (ganz unten).
Wann taucht er auf
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.


    Fall 2 Gatekeeper nimmt ab, stellt aber nicht durch ▾Situation
Das Telefon wird abgenommen, aber du erreichst den Entscheider nicht oder wirst nicht durchgestellt.
Was ausfüllen
1.0 Pre-Setting
Erreichte Person: 2. Gatekeeper
Gesprächsergebnis: 6. Wiedervorlage
Kalender: Sperrdatum wählen (optional)
Wo landet der Lead
🔵 Follow Up (ganz unten)
War der Lead vorher in 🔵 Interested oder 🔵 Setting No Show, bleibt er in seiner bisherigen Liste (ganz unten).
Wann taucht er auf
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.


    Fall 3 Kein Interesse / kein Bedarf ▾Situation
„Brauchen wir nicht", „kein Bedarf": Der Entscheider lehnt klar ab.
Wichtig: „Kein Interesse" nur wählen, wenn der Entscheider das sagt. Gatekeeper-Aussagen ignorierst du in der Regel, außer der Gatekeeper hat nachweislich Entscheidungskompetenz.
Was ausfüllen
1.0 Pre-Setting
Erreichte Person: je nachdem, wen du erreicht hast (1., 2. oder 3.)
Gesprächsergebnis: 1. Kein Interesse
Kalender: Sperrdatum (optional)
Status wird automatisch Not Interested AUTO
Wo landet der Lead
🔵 Follow Up
Wann taucht er auf
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 75 Tagen.


    Fall 4 Interesse vorhanden, aber gerade kein Termin möglich ▾Situation
Der Entscheider ist klar interessiert, kann aber gerade nicht, z. B. unterwegs oder im Meeting. Du bist dir zu 90% sicher, dass beim nächsten Anruf ein Termin drin ist.
Unterscheide: Wimmelt er ab (inhaltliche Ablehnung, dann Fall 3) oder hat er wirklich Interesse und kann nur gerade nicht?
a) „Klingt relevant, ruf mich morgen irgendwann nochmal an." → nur Sperrdatum, kein Task
b) „Ruf mich morgen um 15:00 Uhr an." → zusätzlich Task mit konkreter Uhrzeit
Was ausfüllen
1.0 Pre-Setting
Erreichte Person: 3. Entscheider
Gesprächsergebnis: 2. Interessiert
Kalender: Datum wählen (optional)
Task nur bei konkreter Uhrzeit (Variante b)
Status wird automatisch Interested (Outbound) AUTO
Wo landet der Lead
🔵 Interested
Wann taucht er auf
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: sofort.


    Fall 5 Nicht qualifiziert ▾Situation
Der Lead passt objektiv nicht zu unseren Kriterien (z. B. finanzielle Situation reicht nicht, falsche Zielgruppe).
Was ausfüllen
1.0 Pre-Setting
Notiz: Grund angeben (Pflicht)
Erreichte Person: je nachdem, wen du erreicht hast
Gesprächsergebnis: 3. Nicht qualifiziert
Kalender: optional
Status wird automatisch Unqualified AUTO
Wo landet der Lead
🟠 Unqualifiziert (die gemeinsame Unqualifiziert-Liste für alle Rollen)
Wann taucht er auf
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 90 Tagen.


    Fall 6 Setting wurde terminiert ▾Situation
Ein Setting-Termin wurde fest vereinbart (via Calendly-Link).
Was ausfüllen
1.0 Pre-Setting
Erreichte Person: 3. Entscheider
Gesprächsergebnis: 5. Setting gelegt
Kalender: Termin-Datum wählen
Zusätzlich: Calendly-Link auswählen und den Termin legen.
Wo landet der Lead
🟠 Settings Today (ab hier übernimmt der Setter)
Wann taucht er auf
Am Tag des Termins.


    Fall 7 Direkt im Call ein Setting gemacht ▾Situation
Der Entscheider sagt direkt zu, das Setting-Gespräch findet sofort im selben Call statt.
Was ausfüllen
1.0 Pre-Setting
Erreichte Person: 3. Entscheider
Gesprächsergebnis: 4. Direkt Setting gemacht
Danach dokumentierst du das Gespräch selbst als 2.0 Setting: Vorgehen wie im Setter-Bereich beschrieben.
Wo landet der Lead
Ergibt sich aus dem Ergebnis der 2.0-Setting-Activity (siehe Setter-Fälle).
Wann taucht er auf
Ergibt sich aus der 2.0-Setting-Activity.


    Fall 8 Lead soll für bestimmte Zeit nicht angerufen werden ▾Situation
Sonderfall: Der Lead ist in einem konkreten Zeitraum nicht erreichbar, z. B. „Der Entscheider ist bis zum 15. im Urlaub."
Was ausfüllen
1.0 Pre-Setting
Erreichte Person: 2. Gatekeeper oder 3. Entscheider
Gesprächsergebnis: 6. Wiedervorlage
Kalender: Datum wählen (hier Pflicht)
Wo landet der Lead
🔵 Follow Up
War der Lead vorher in 🔵 Interested oder 🔵 Setting No Show, bleibt er in seiner bisherigen Liste (ganz unten).
Wann taucht er auf
Ab dem gewählten Datum.


    Fall 9 Kontaktdaten sind falsch ▾Situation
Telefonnummer existiert nicht, E-Mail bounced dauerhaft, offensichtlich falsche Daten.
Was ausfüllen
4.0 Allgemeine Aktion
Aktion: 2. Bad Data
Status wird automatisch Bad Data AUTO
Wo landet der Lead
HZL Bad Data (unpinned)
Wann taucht er auf
Sofort.


    Fall 10 Lead soll nie wieder kontaktiert werden ▾Situation
Drohung mit rechtlichen Schritten, Aufforderung zur dauerhaften Löschung, extrem negative Reaktion.
Was ausfüllen
4.0 Allgemeine Aktion
Aktion: 1. Do Not Contact
Status wird automatisch NICHT KONTAKTIEREN AUTO
Wo landet der Lead
HZL Do Not Contact (unpinned)
Wann taucht er auf
Sofort. Der Lead erscheint danach in keiner Arbeitsliste mehr.


  

🟠 Setter: Call-Handling

Alle Listen mit 🟠 gehören dir. Deine Activity: 2.0 Setting (Sonderfälle: 1.0 / 4.0). Ziel: qualifizieren und Closing-Termin legen.

Kurz-Legende zum Feld „Typ" in 2.0 Setting

1. Setting: Ein Setting-Termin hat tatsächlich stattgefunden und wird dokumentiert.
2. Setting Follow Up: Nach einem durchgeführten Setting sind weitere Schritte nötig, noch kein Closing-Termin vereinbart. Beispiel: Mehrere Entscheider müssen sich zeitlich abstimmen.
3. No Show: Der Lead ist nicht zum vereinbarten Setting-Termin erschienen. Termin hat nicht stattgefunden.

Fall 1 No Show ohne neue Terminoption ▾

Situation

Der Lead erscheint nicht zum Setting (Absagen eingeschlossen). Du rufst direkt an, erreichst ihn nicht, und per Mail kommt auch nichts zurück.

Was ausfüllen

Standard (Follow Up soll direkt wieder möglich sein): 2.0 Setting

Typ: 3. No Show
Gesprächsergebnis: 2. Follow Up

Erst in ein paar Tagen wieder anrufen: zusätzlich Kalender: Sperrdatum wählen.

Wo landet der Lead

🔵 Setting No Show (ist wieder Pre-Setter-Aufgabe)

Wann taucht er auf

Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.

Fall 2 Absage ohne Interesse an neuem Termin ▾

Situation

Der Lead sagt ab und will keinen Ersatztermin, z. B. per Mail: „Ich habe doch kein Interesse."

Was ausfüllen

2.0 Setting

Typ: 3. No Show
Gesprächsergebnis: 1. Nicht qualifiziert
Unqualifiziert Grund: auswählen (z. B. „Kein echtes Interesse")
Kalender: Sperrdatum wählen (optional)

Status wird automatisch Unqualified AUTO

Wo landet der Lead

🟠 Unqualifiziert

Wann taucht er auf

Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 90 Tagen.

Fall 3 Termin wurde umgelegt ▾

Situation

Der Setting-Termin wurde vom Lead oder über den Calendly-Link verschoben.

Was ausfüllen

Nichts. Wurde der Termin über den Calendly-Link umgelegt, ist alles erledigt. Soll er umgelegt werden, nutze den Umlege-Link unten im Termin. Mehr ist nicht zu tun.

Hinweis: Die automatische Termin-Attribution (wer den Termin gelegt hat, relevant für Provisionen) kommt mit Stufe 2. Bis dahin gilt: Termine möglichst über den Umlege-Link im bestehenden Termin verschieben, nicht über einen neuen Calendly-Link.

Wo landet der Lead

🟠 Settings Today

Wann taucht er auf

Am Tag des (neuen) Termins.

Fall 4 Lead ist unqualifiziert ▾

Situation

Im Termin zeigt sich, dass der Lead objektiv nicht passt (Kapital, Zielgruppe, Coachability, siehe Unqualifiziert-Gründe).

Was ausfüllen

2.0 Setting

Typ: 1. Setting oder 2. Setting Follow Up
Gesprächsergebnis: 1. Nicht qualifiziert
Unqualifiziert Grund: auswählen
Kalender: Sperrdatum wählen

Status wird automatisch Unqualified AUTO

Wo landet der Lead

🟠 Unqualifiziert

Wann taucht er auf

Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 90 Tagen.

Fall 5 Lead kann noch nicht fürs Closing terminiert werden ▾

Situation

Der Lead ist qualifiziert, aber ein Closing-Termin ist noch nicht sinnvoll. Beispiel: Es gibt zwei Entscheider, nur einer war im Setting, sie müssen sich noch abstimmen.

Was ausfüllen

2.0 Setting

Typ: 1. Setting oder 2. Setting Follow Up
Gesprächsergebnis: 2. Follow Up
Kalender: Sperrdatum wählen

Wo landet der Lead

🟠 Setting FU

Wann taucht er auf

Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.

Fall 6 Closing wurde terminiert ▾

Situation

Ein Closing-Termin wurde erfolgreich vereinbart. Das ist dein Zielergebnis.

Was ausfüllen

2.0 Setting

Typ: 1. Setting oder 2. Setting Follow Up
Gesprächsergebnis: 3. Termin gelegt
Kalender: Termin-Datum wählen

Wo landet der Lead

🟢 Closings & FUs Today (ab hier übernimmt der Closer)

Wann taucht er auf

Am Tag des Termins.

Fall 7 Zweites Setting wird terminiert ▾

Situation

Ein weiterer Vorab-Termin wird vereinbart, z. B. mit einem zweiten Entscheider. Damit ist nicht „No Show, neuer Termin" gemeint.

Was ausfüllen

2.0 Setting

Typ: 1. Setting oder 2. Setting Follow Up

Zusätzlich: Calendly-Link auswählen und den Termin legen.

Wo landet der Lead

🟠 Settings Today

Wann taucht er auf

Am Tag des Termins.

Fall 8 Lead soll nie wieder kontaktiert werden ▾

Situation

Drohung mit rechtlichen Schritten, Aufforderung zur dauerhaften Löschung, extrem negative Reaktion.

Was ausfüllen

4.0 Allgemeine Aktion

Aktion: 1. Do Not Contact

Status wird automatisch NICHT KONTAKTIEREN AUTO

Wo landet der Lead

HZL Do Not Contact (unpinned)

Wann taucht er auf

Sofort. Der Lead erscheint danach in keiner Arbeitsliste mehr.

Fall 9 Follow-up nicht erreicht ▾

Situation

Du hast den Lead im Follow-up nicht erreicht, er soll später erneut kontaktiert werden. Gilt auch, wenn der Lead unqualifiziert war und ein Follow Up gemacht wurde.

Was ausfüllen

2.0 Setting

Typ: 2. Setting Follow Up
Gesprächsergebnis: 2. Follow Up
Kalender: Sperrdatum wählen

Wo landet der Lead

🟠 Setting FU

War der Lead vorher in 🟠 Unqualifiziert oder 🟠 Closing No Show, bleibt er in seiner bisherigen Liste.

Wann taucht er auf

Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.

Fall 10 Sonderfall: aus Unqualifiziert zurück ins Pre-Setting ▾

Situation

Der Lead war als unqualifiziert eingestuft, soll aber wieder in den Pre-Setting-Bereich. Sollte selten vorkommen.

Was ausfüllen

1.0 Pre-Setting

Erreichte Person: je nachdem, wen du erreicht hast (1., 2. oder 3.)
Gesprächsergebnis: 1. Kein Interesse
Kalender: Sperrdatum (optional)

Wo landet der Lead

🔵 Follow Up

Wann taucht er auf

Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 75 Tagen.

🟢 Closer: Call-Handling

Alle Listen mit 🟢 gehören dir. Deine Activity: 3.0 Closing (Sonderfall: 4.0). Ziel: abschließen, sonst sauber nachfassen oder verabschieden.

Kurz-Legende zum Feld „Typ" in 3.0 Closing

1. Closing: Ein Closing-Termin hat stattgefunden und wird dokumentiert.
2. Closing Follow Up: Alle Maßnahmen nach dem Closing, z. B. telefonische Follow Ups oder ein dokumentierter Closing-Follow-Up-Termin.
3. No Show: Der Lead ist nicht zum vereinbarten Termin erschienen. Termin hat nicht stattgefunden.

Fall 1 No Show ohne neue Terminoption ▾

Situation

Der Lead erscheint nicht zum Closing (Absagen eingeschlossen). Du rufst direkt an, erreichst ihn aber nicht, per Mail kommt nichts zurück.

Was ausfüllen

Standard (du rufst direkt an, niemand geht ran): 3.0 Closing

Typ: 3. No Show
Gesprächsergebnis: 2. Follow Up

Erst in ein paar Tagen wieder anrufen (z. B. Vorzimmer sagt, der Entscheider ist 3 Tage krank): zusätzlich Kalender: Sperrdatum wählen.

Wo landet der Lead

🟠 Closing No Show (ist wieder Setter-Aufgabe)

Das gilt in Stufe 1 für alle 3.0-No-Shows, auch nach Follow-Up-Terminen. Eine eigene Liste 🟢 Closing FU No Show (No Shows nach Closing-Follow-Ups bleiben beim Closer) kommt mit Stufe 2.

Wann taucht er auf

Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.

Fall 2 Absage ohne Interesse an neuem Termin ▾

Situation

Der Lead sagt ab und will keinen Ersatztermin, z. B. per Mail: „Ich habe doch kein Interesse."

Was ausfüllen

3.0 Closing

Typ: 3. No Show
Gesprächsergebnis: 1. Nicht qualifiziert
Kalender: Sperrdatum wählen (optional)

Status wird automatisch Unqualified AUTO

Wo landet der Lead

🟠 Unqualifiziert

Wann taucht er auf

Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 90 Tagen.

Fall 3 Termin wurde umgelegt ▾

Situation

Der Closing-Termin wurde vom Lead oder über den Calendly-Link verschoben.

Was ausfüllen

Nichts. Wurde der Termin über den Calendly-Link umgelegt, ist alles erledigt. Soll er umgelegt werden, nutze den Umlege-Link unten im Termin.

Hinweis: Die automatische Termin-Attribution (relevant für Provisionen) kommt mit Stufe 2. Bis dahin: Termine über den Umlege-Link im bestehenden Termin verschieben, nicht über einen neuen Calendly-Link.

Wo landet der Lead

🟢 Closings & FUs Today

Wann taucht er auf

Am Tag des (neuen) Termins.

Fall 4 Lead trotz Setting unqualifiziert (Setter-Fehler) ▾

Situation

Im Closing-Gespräch zeigt sich, dass der Lead objektiv nicht passt, obwohl ein Closing gelegt wurde.

Was ausfüllen

3.0 Closing

Typ: 1. Closing
Gesprächsergebnis: 1. Nicht qualifiziert
Kalender: Sperrdatum wählen

Status wird automatisch Unqualified AUTO

Wo landet der Lead

🟠 Unqualifiziert

Wann taucht er auf

Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 90 Tagen.

Fall 5 Kein Follow-up-Termin nach Closing, Deal aber offen ▾

Situation

Nach dem Closing-Gespräch wurde kein Termin vereinbart, aber der Deal lebt noch. Beispiele:

Der Entscheider will keinen zweiten Termin, wünscht aber, dass du dich meldest.
Der Entscheider sagt, er macht es und unterschreibt bis Tag X, will aber keinen Termin.

Was ausfüllen

3.0 Closing

Typ: 1. Closing oder 2. Closing Follow Up
Gesprächsergebnis: 2. Follow Up
WICHTIG Priorität: 1. Hoch oder 2. Mittel (siehe Fälle 10 und 11)
Kalender: Sperrdatum wählen, ab wann du das Follow Up machen willst

Wo landet der Lead

🟢 Nurture & FU (bei Priorität Hoch zusätzlich in 🟢 High Prio)

Wann taucht er auf

Ab dem eingestellten Datum.

Fall 6 Follow-up-Termin nach Abschlussgespräch vereinbart ▾

Situation

Nach einem Termin wurde ein konkreter Follow-up-Termin festgelegt.

Was ausfüllen

3.0 Closing

Typ: 1. Closing oder 2. Closing Follow Up
Gesprächsergebnis: 3. Termin gelegt
WICHTIG Priorität: 1. Hoch oder 2. Mittel
Kalender: Termin-Datum wählen

Zusätzlich: Calendly-Link auswählen und den Termin legen.

Wo landet der Lead

🟢 Closings & FUs Today

Wann taucht er auf

Am Tag des Termins.

Fall 7 Deal vorerst verloren, aber Potenzial vorhanden (Nurturing) ▾

Situation

Kein Abschluss in den nächsten 3 Wochen realistisch, aber es besteht klares Potenzial. Der Lead soll regelmäßig genurtured werden.

Was ausfüllen

3.0 Closing

Typ: 1. Closing oder 2. Closing Follow Up
Gesprächsergebnis: 4. Lost + Nurture
Kalender: Sperrdatum wählen, ab wann du das Follow Up machen willst

Status wird automatisch Nurture AUTO

Wo landet der Lead

🟢 Nurture & FU

Wann taucht er auf

Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.

Fall 8 Deal vorerst verloren, sehr geringes Potenzial ▾

Situation

Abschluss sehr unwahrscheinlich. Hoher Fokus oder Aufwand lohnt sich für diesen Lead nicht.

Was ausfüllen

3.0 Closing

Typ: 1. Closing oder 2. Closing Follow Up
Gesprächsergebnis: 5. Lost
Kalender: Sperrdatum wählen (optional)

Status wird automatisch Lost AUTO

Wo landet der Lead

🟢 Closing Lost (unpinned)

Wann taucht er auf

Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.

Fall 9 Kunde gewonnen 🎉 ▾

Situation

Der Vertrag ist unterschrieben. Erst dann gilt der Lead als gewonnen.

Was ausfüllen

3.0 Closing

Typ: 1. Closing oder 2. Closing Follow Up
Gesprächsergebnis: 6. Won

Status wird automatisch Customer AUTO

Wo landet der Lead

HZL Customers (unpinned)

Wann taucht er auf

Direkt.

Fall 10 Zusatz: hohe Abschlusswahrscheinlichkeit (innerhalb 14 Tagen) ▾

Situation

Der Lead ist sehr wahrscheinlich innerhalb der nächsten zwei Wochen abschlussbereit.

Was ausfüllen

3.0 Closing

Priorität: 1. Hoch

Status wird automatisch High Prio AUTO

Wo landet der Lead

🟢 High Prio

Wann taucht er auf

Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.

Fall 11 Zusatz: hohe Abschlusswahrscheinlichkeit entfernen ▾

Situation

Die Einschätzung wird zurückgesetzt, weil ein kurzfristiger Abschluss (innerhalb 14 Tagen) nicht mehr realistisch ist.

Was ausfüllen

3.0 Closing

Priorität: 2. Mittel

Wo landet der Lead

🟢 Nurture & FU

Wann taucht er auf

Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.

⚠️ Draft-Check am Tagesende (Pflicht für alle)

Automationen feuern NUR bei „Done" bzw. bei versendeter Mail. Nie bei „Save draft".

Eine Activity, die als Entwurf gespeichert ist, existiert für das System nicht: Der Lead-Status ändert sich nicht, die Sperrfrist wird nicht gesetzt, der Lead landet in keiner Liste. Gleiches gilt für eine Mail, die als Entwurf hängen bleibt: Sie wurde nie verschickt.

Deshalb am Ende jedes Arbeitstags prüfen:

Activities: An jedem Lead, den du heute bearbeitet hast, darf keine Activity im Entwurfsstatus hängen. Jede Activity fertig ausfüllen und mit „Done" abschließen.
Mails: In der Close-Inbox darf kein E-Mail-Entwurf von heute offen sein. Jede Mail senden oder verwerfen.

Hinweis: Eigene Kontroll-Listen dafür (📧 Mail – Draft und 📝 Activity – Draft) kommen mit Stufe 2. Bis dahin prüfst du Drafts direkt am Lead bzw. in der Close-Inbox.

Legende

Begriff / Symbol	Bedeutung
🔵 Blau	Pre-Setter-Bereich: Kaltkontakt, Qualifizierung, Setting-Termine legen.
🟠 Orange	Setter-Bereich: Setting-Termine durchführen, Closing-Termine legen.
🟢 Grün	Closer-Bereich: Closing-Termine durchführen, abschließen, nachfassen.
Smart View / Liste	Gefilterte Lead-Liste in Close. Angepinnte Listen sind deine tägliche Arbeitsreihenfolge.
Custom Activity	Das Formular, das du nach jedem Gespräch ausfüllst (1.0 bis 4.0). Steuert das gesamte Routing.
„Gesperrt bis"	Feld am Lead. Bis zu diesem Datum ist der Lead in keiner Liste sichtbar, ab dem Datum (einschließlich) wieder. Wird durch das Kalenderfeld jeder Activity gesetzt.
Setting	Vorqualifizierungs-Gespräch vor dem Closing.
Closing	Abschlussgespräch.
Follow Up (FU)	Nachfass-Kontakt nach einem Gespräch.
No Show	Der Lead ist nicht zum vereinbarten Termin erschienen.
Nurture	Lead mit Potenzial, aber ohne kurzfristigen Abschluss: regelmäßig warmhalten.
AUTO	Macht die Automation im Hintergrund, sobald du die Activity mit „Done" abschließt. Nichts manuell umstellen.

FAQ: die häufigsten Fragen

Muss ich den Lead-Status jetzt selbst umstellen?▾

Nein, nie. Du füllst nur die Custom Activity aus und schließt sie mit „Done" ab. Die Automation setzt Status und Sperrfrist. Manuelles Umstellen bringt das System durcheinander.

Ein Lead ist aus allen Listen verschwunden. Ist er gelöscht?▾

Nein. Er ist mit hoher Wahrscheinlichkeit gesperrt („Gesperrt bis" ist gesetzt) und taucht ab dem Sperrdatum automatisch wieder auf. Über die Close-Suche findest du ihn jederzeit: Dort siehst du auch das Sperrdatum am Lead.

Was passiert, wenn ich das Kalenderfeld leer lasse?▾

Dann greift der Standard des jeweiligen Gesprächsergebnisses: „Kein Interesse" sperrt 75 Tage, „Nicht qualifiziert" 90 Tage, die meisten anderen Ergebnisse lassen den Lead sofort wieder erscheinen. Willst du einen anderen Zeitpunkt, setz ein Datum.

Muss ich für jeden Anruf eine Activity anlegen, auch wenn niemand rangeht?▾

Nicht zwingend. Geht niemand ran, darfst du einfach den nächsten Lead anrufen (Option A in Pre-Setter Fall 1). Sinnvoll ist eine Activity mit „Wiedervorlage" plus Sperrdatum, wenn du denselben Lead schon mehrfach nicht erreicht hast, damit er nicht täglich oben in der Liste steht. Sobald du aber jemanden erreichst, ist die Activity Pflicht.

Wofür sind dann noch „Coaching Call" und „Strategieberatung"?▾

Die bleiben für die inhaltliche Gesprächsdoku: Situation des Kunden, Einwände, Vereinbarungen. Die neuen Activities 1.0 bis 4.0 sind die Prozess-Schicht, die den Lead durchs System routet. Nach einem Gespräch, auf das beides zutrifft, füllst du beides aus.

Wann „Kein Interesse", wann „Nicht qualifiziert", wann „Do Not Contact"?▾

Kein Interesse: Der Entscheider will nicht. Er könnte passen, lehnt aber ab. Lead kommt nach 75 Tagen wieder.
Nicht qualifiziert: Der Lead passt objektiv nicht (Kapital, Zielgruppe, Coachability). Lead kommt nach 90 Tagen zur Neubewertung wieder.
Do Not Contact: Nur bei ausdrücklicher Forderung, rechtlicher Drohung oder extrem negativer Reaktion. Der Lead wird dauerhaft nie wieder kontaktiert. Sparsam einsetzen, das ist endgültig.

Ich habe die Activity als Draft gespeichert. Reicht das?▾

Nein. Ein Draft löst nichts aus: kein Status, keine Sperre, keine Liste. Erst „Done" macht die Activity wirksam. Deshalb am Tagesende Drafts direkt am Lead bzw. E-Mail-Entwürfe in der Close-Inbox prüfen und abschließen (eigene Draft-Kontrolllisten kommen mit Stufe 2).

In welcher Reihenfolge arbeite ich meine Listen ab?▾

Exakt in der Reihenfolge, in der sie in Close angepinnt sind, von oben nach unten. Innerhalb einer Liste steht der Lead, der am längsten nicht kontaktiert wurde, ganz oben. Termine des Tages (Bookings Today, Settings Today, Closings & FUs Today) haben immer Vorrang.

Ausblick: Stufe 2

Diese Doku beschreibt Stufe 1: Activities, Listen und die Status-Automation. In Stufe 2 kommt dazu (Termin folgt):

Echte Kalender-Integration (Calendly): Termine werden automatisch aus Calendly eingelesen. In Stufe 1 steuert noch das Kalender-Feld der Activity die Today-Listen.
Calendly-Termin-Attribution: Wer einen Termin gelegt hat, wird automatisch in der Opportunity erfasst.
Provisions-Tracking: Auswertung und Zuordnung der Provisionen auf Basis der Attribution.
Weitere Smart Views: 🟢 Closing FU No Show (No Shows nach Closing-Follow-Ups bleiben beim Closer statt zurück zum Setter) · 🔵 (Optin) New (frische Optin-Leads unter 5 Kontaktversuchen, nach jedem Anruf 2 Stunden ausgeblendet) · 📧 Mail – Draft und 📝 Activity – Draft als Kontroll-Listen für den Tagesende-Check.
Q&A-Agent: Ein Assistent, dem du Fragen zum System und zu Leads direkt stellen kannst.

Für euren Alltag ändert sich dadurch nichts am Ausfüllen: Wer die Activities sauber pflegt, liefert automatisch die Datenbasis für Stufe 2.