Vertriebssystem in Close: Team-Doku
DM Cashflow Invest Group · Nachschlagewerk für Pre-Setter, Setter und Closer. Hier steht für jede Gesprächssituation, was du in Close ausfüllst und wo der Lead danach landet.
Aktuelle Besetzung (Stand 20.07.2026): Luisa arbeitet als Pre-Setter die 🔵 Telefonphase, dort auch primär die beiden Listen „Ads-Leads Neu (Workshop)" und „Ads-Leads Nachfassen (Workshop)". Theresa ist Setter für die 🟠 Coaching Calls, Christoph und Danny sind Closer für die 🟢 Strategieberatungen. Die Zuordnung kann sich ändern, die Rollen und Farben bleiben.
So funktioniert das System
Das Prinzip ist einfach: Du telefonierst, du füllst nach jedem Gespräch eine Custom Activity aus, und das System routet den Lead automatisch in die richtige Liste. Du musst dir nie merken, wo ein Lead hingehört.
- Arbeite deine Listen von oben nach unten ab. Die Reihenfolge der Smart Views definiert die Priorität. Innerhalb einer Liste steht der Lead, der am längsten nicht kontaktiert wurde, ganz oben.
- Nach jedem Gespräch: Activity ausfüllen und mit „Done" abschließen. Die Activity ist der einzige Hebel, den du bedienst. Lead-Status, Sperrfristen, Opportunity-Status und Listen-Zuordnung erledigt die Automation.
- Kein Lead geht verloren. Jeder Fall unten endet damit, dass der Lead in genau einer Liste wieder auftaucht, zum richtigen Zeitpunkt.
Was ist mit den alten Activities „Coaching Call (alt)" und „Strategieberatung (alt)"?
Die bisherigen Gesprächsdoku-Activities heißen jetzt „Coaching Call (alt)" und „Strategieberatung (alt)" (inhaltliche Doku: was wurde besprochen, Einwände, Situation des Kunden). Beide bleiben vorerst bestehen, das Team füllt sie weiter für die Gesprächsinhalte aus; archiviert werden sie später. Nicht verwechseln mit den neuen Routing-Activities 2.0 Coaching Call und 3.0 Strategieberatung: Die 1.0-bis-4.0-Activities sind die Prozess- und Routing-Schicht, sie steuern, wo der Lead als Nächstes auftaucht.
Trifft beides zu, füllst du beides aus: Coaching Call (alt) / Strategieberatung (alt) für den Inhalt, 1.0 bis 4.0 für das Routing.
Universalregel: das Kalenderfeld und „Gesperrt bis"
Diese eine Regel gilt überall und ist das Herzstück des Systems.
„Gesperrt bis" bedeutet: Der Lead erscheint bis zum gewählten Datum in keiner Liste. Ab dem gewählten Datum (einschließlich) taucht er wieder auf.
Beispiel: Gesperrt bis 02.01.2026
- 01.01.2026: Lead ist nicht sichtbar
- 02.01.2026: Lead erscheint wieder in den Listen
- 03.01.2026: Lead bleibt sichtbar, die Sperre ist vorbei
Der Lead ist dabei nicht gelöscht: Über die Close-Suche findest du ihn jederzeit. Er ist nur aus den Arbeitslisten ausgeblendet, damit niemand ihn zu früh anruft.
Lässt du das Kalenderfeld leer, greift je nach Gesprächsergebnis ein sinnvoller Standard: „Kein Interesse" sperrt automatisch 75 Tage, „Nicht qualifiziert" 90 Tage, die meisten anderen Ergebnisse lassen den Lead sofort wieder erscheinen. Die genauen Werte stehen bei jedem Fall unten.
Die 4 Activities: dein Werkzeugkasten
Vier Custom Activities decken den kompletten Prozess ab. Pro Anruf brauchst du genau eine davon.
Hinweis zu alten Einträgen (vor dem 15.07.)
Die Auswahl-Werte in den Activities wurden am 15.07. umbenannt (z. B. „Setting gelegt" heißt jetzt „Coaching Call gelegt"). Einträge von vor dem 15.07. zeigen in der Historie noch die alten Wert-Namen.
Außerdem wurde am 16.07. das Feld „Erreichte Person" aus 1.0 Setting entfernt: Wir arbeiten B2C, es gibt kein Vorzimmer, und für die Automation war das Feld ohne Bedeutung. Alte Einträge zeigen es noch.
1.0 Setting 🔵
Für jeden Kaltkontakt-Anruf, bei dem ein Gespräch zustande kommt: Erstkontakt, Nachfassen, Qualifizierung am Telefon. Nicht erreicht = kein Eintrag, der Anrufversuch steht automatisch im Call-Log.
| Feld | Optionen / Bedeutung |
|---|---|
| Notiz | Freitext (Richtext, Templates und Snippets funktionieren). Bei „Nicht qualifiziert" Pflicht: Grund reinschreiben. |
| Gesprächsergebnis | 1. Kein Interesse · 2. Interessiert · 3. Nicht qualifiziert · 4. Direkt Coaching Call gemacht · 5. Coaching Call gelegt · 6. Wiedervorlage |
| Kalender | Termin bzw. Wiedervorlage-Datum. Setzt „Gesperrt bis" am Lead. |
2.0 Coaching Call 🟠
Für alles rund um den Coaching-Call-Termin: Durchführung, Follow Up, No Show.
| Feld | Optionen / Bedeutung |
|---|---|
| Notiz | Freitext (Richtext, Templates und Snippets funktionieren). |
| Typ | 1. Coaching Call (Termin hat stattgefunden) · 2. Coaching Call Follow Up (weitere Schritte nach dem Coaching Call, noch keine Strategieberatung vereinbart) · 3. No Show (Termin hat nicht stattgefunden) |
| Gesprächsergebnis | 1. Nicht qualifiziert · 2. Follow Up · 3. Strategieberatung gelegt |
| Unqualifiziert Grund | Bei Ergebnis „Nicht qualifiziert" auswählen: Kein Kapital / finanzielle Situation reicht nicht · Falsche Zielgruppe · Kein echtes Interesse · Bereits in anderem Coaching / Betreuung · Unrealistische Erwartungen / nicht coachbar · Schulden / Sanierungsfall · Passt zeitlich gerade nicht |
| Kalender | Termin bzw. Sperrdatum. Setzt „Gesperrt bis" am Lead. |
3.0 Strategieberatung 🟢
Für alles rund um den Strategieberatungs-Termin: Durchführung, Follow Ups, No Show, Abschluss.
| Feld | Optionen / Bedeutung |
|---|---|
| Notizen | Freitext. |
| Typ | 1. Strategieberatung (Termin hat stattgefunden) · 2. Strategieberatung Follow Up (alle Maßnahmen nach der Strategieberatung, auch dokumentierte FU-Termine) · 3. No Show (Termin hat nicht stattgefunden) |
| Gesprächsergebnis | 1. Nicht qualifiziert · 2. Follow Up · 3. Termin gelegt · 4. Lost + Nurture · 5. Lost · 6. Won |
| Priorität | 1. Hoch (Abschluss innerhalb 14 Tagen wahrscheinlich) · 2. Mittel (Standard) |
| Kalender | Termin bzw. Sperrdatum. Setzt „Gesperrt bis" am Lead. |
4.0 Allgemeine Aktion
Für die zwei harten Sonderfälle, unabhängig von der Rolle.
| Feld | Optionen / Bedeutung |
|---|---|
| Aktion | 1. Do Not Contact (Lead nie wieder kontaktieren) · 2. Bad Data (Telefonnummer existiert nicht oder ist falsch) |
Lead-Status & Opportunity: macht die Automation AUTO
Du stellst weder den Lead-Status noch die Opportunity von Hand um. Sobald du eine Activity mit „Done" abschließt, setzt die Automation im Hintergrund Lead-Status, Sperrfrist und Opportunity-Status. Hier steht pro Activity, was welche Eingabe auslöst.
Woher kommt die Opportunity? (und wer wird „Gesettet von")
Termine bucht ihr immer über den 📅-Kalender-Link am Lead in Close. Mit der Calendly-Buchung entsteht die Opportunity automatisch: Der Termin-Host steht im Feld „Coaching Call mit", der Startwert ist 5.000 €. Weil der Link mit dem Lead verknüpft ist, landet die Buchung garantiert auf diesem Lead, auch wenn der Kunde im Formular eine andere E-Mail einträgt (die wird als zweite E-Mail am Kontakt ergänzt, kein doppelter Lead).
„Gesettet von" (die Provisions-Attribution) wird doppelt gesetzt: schon bei der Buchung über deinen 📅-Link, und zusätzlich, wenn du die Activity mit „Coaching Call gelegt", „Strategieberatung gelegt" bzw. „Termin gelegt" (3.0) ausfüllst. Öffne den Link deshalb immer selbst und fülle die Activity selbst aus, wenn du den Termin gelegt hast.
Selbst-Buchungen über Webseite oder Webinar-Funnel laufen unverändert: Dort gibt es keinen Lead-Link, das Matching läuft wie bisher über E-Mail und Telefonnummer.
„Quelle" vs. „Gesettet von": Was ist der Unterschied?
„Quelle" (Opportunity Source) = WOHER kommt der Deal. Wird manuell gesetzt und bleibt Handarbeit. Die Auswahl enthält bewusst zwei Arten von Werten:
- Kanäle wie „Webinar (LOW)" oder „Podcast".
- Personen, und zwar für Messen und Direkt-Terminierungen: Sammelt jemand auf einer Messe Leute ein und macht direkt einen Termin, wählst du diese Person als Quelle. Das können auch Helfer ohne Close-Zugang sein (z. B. Frederik Schilbock).
„Gesettet von" = WER hat den Termin gesettet. Füllt sich automatisch: bei der Buchung über den 📅-Link am Lead bzw. über die „…gelegt"-Activity. Es bleibt immer der erste Setter stehen, Folge-Termine überschreiben nicht. Das Feld kann nur echte Close-Nutzer enthalten (Danny, Christoph, Theresa, Luisa) und ist bei Bedarf manuell korrigierbar.
Merksatz: Quelle = woher kommt der Deal (Kanal oder Messe-Einsammler, manuell). Gesettet von = wer hat den Termin gelegt (automatisch).
Warum die Activity KEINE Opportunity anlegt (und wann du den Wert anpasst)
Die Opportunity entsteht bei der echten Calendly-Buchung (mit 5.000 € als Platzhalter-Wert). Die Activities aktualisieren die bestehende Opportunity nur (Status, „Gesettet von").
Der Platzhalter-Wert bleibt stehen, bis ihr abschließt: Beim Abschluss den Opportunity-Wert manuell auf das echte Angebot anpassen.
1.0 Setting 🔵
| Eingabe (Gesprächsergebnis) | Lead-Status | Sperre (ohne Datum) | Opportunity | Liste |
|---|---|---|---|---|
| 1. Kein Interesse | Not Interested | 75 Tage | keine Änderung | 🔵 Follow Up |
| 2. Interessiert | Interested (Outbound) | keine, sofort sichtbar | keine Änderung | 🔵 Interested |
| 3. Nicht qualifiziert | Unqualified | 90 Tage | keine Änderung | 🟠 Unqualifiziert |
| 4. Direkt Coaching Call gemacht | kein eigener Effekt: Routing und Status kommen aus der anschließend ausgefüllten 2.0 Coaching Call | |||
| 5. Coaching Call gelegt | In Setting-Phase | Kalenderdatum: gesperrt bis zum Termin-Tag | Status „Coaching Call - Terminiert" + „Gesettet von" = du | 🟠 Coaching Calls Today |
| 6. Wiedervorlage | bleibt unverändert | nur Sperrdatum wird gesetzt | keine Änderung | bisherige Liste bzw. 🔵 Follow Up |
2.0 Coaching Call 🟠
| Eingabe (Typ + Gesprächsergebnis) | Lead-Status | Sperre (ohne Datum) | Opportunity | Liste |
|---|---|---|---|---|
| Coaching Call / Coaching Call Follow Up + 2. Follow Up | Setting Follow-Up | keine, sofort sichtbar | Status „CC - Stattgefunden" | 🟠 Coaching Call Follow-Up |
| No Show + 2. Follow Up | Setting No Show | keine, sofort sichtbar | Status „CC - No Show" | 🔵 Coaching Call No Show (noch kein Coaching Call stattgefunden) bzw. 🟠 Coaching Call FU No Show (Coaching Call fand bereits statt) |
| beliebiger Typ + 1. Nicht qualifiziert | Unqualified | 90 Tage | Status „Verloren" | 🟠 Unqualifiziert |
| beliebiger Typ + 3. Strategieberatung gelegt | In Closing-Phase | Kalenderdatum: gesperrt bis zum Termin-Tag | Status „Strategieberatung - Terminiert" + „Gesettet von" = du | 🟢 Strategieberatungen Today |
3.0 Strategieberatung 🟢
| Eingabe (Typ + Gesprächsergebnis) | Lead-Status | Sperre (ohne Datum) | Opportunity | Liste |
|---|---|---|---|---|
| Strategieberatung / Strategieberatung Follow Up + 2. Follow Up | High Prio (bei Priorität 1. Hoch), sonst Nurture | keine, sofort sichtbar | Status „SB - Stattgefunden" | 🟢 High Prio bzw. 🟢 Nurture & FU |
| No Show + 2. Follow Up | Closing No Show | keine, sofort sichtbar | Status „SB - No Show" | 🟠 SB No Show (Erst-Termin) bzw. 🟢 SB Follow-Up No Show (Follow-Up-Termin) |
| beliebiger Typ + 1. Nicht qualifiziert | Unqualified | 90 Tage | Status „Verloren" | 🟠 Unqualifiziert |
| beliebiger Typ + 3. Termin gelegt | In Closing-Phase | Kalenderdatum: gesperrt bis zum Termin-Tag | Status „SB - Terminiert" + „Gesettet von" = du | 🟢 Strategieberatungen Today |
| beliebiger Typ + 4. Lost + Nurture | Nurture | keine, sofort sichtbar | Status „Verloren" | 🟢 Nurture & FU |
| beliebiger Typ + 5. Lost | Lost | keine, sofort sichtbar | Status „Verloren" | 🟢 Lost |
| beliebiger Typ + 6. Won | Customer | keine | Status „Gewonnen" (Wert manuell aufs echte Angebot anpassen!) | HZL Customers |
| Priorität: 1. Hoch | High Prio | keine | keine Änderung | 🟢 High Prio |
| Priorität: 2. Mittel | Nurture (High-Prio-Markierung entfernt) | keine | keine Änderung | 🟢 Nurture & FU |
4.0 Allgemeine Aktion
| Eingabe (Aktion) | Lead-Status | Sperre | Opportunity | Liste |
|---|---|---|---|---|
| 1. Do Not Contact | NICHT KONTAKTIEREN | dauerhaft | Status „Verloren" (nur wenn eine aktive Opp existiert) | HZL Do Not Contact |
| 2. Bad Data | Bad Data | dauerhaft, bis Daten korrigiert sind | Status „Verloren" (nur wenn eine aktive Opp existiert) | HZL Bad Data |
Was passiert bei einem Calendly-Storno?
Sagt der Lead den Termin über Calendly ab, läuft automatisch: Die Opportunity wird auf „Abgesagt" gesetzt, der Lead ist sofort wieder in den Listen sichtbar, sein Lead-Status bleibt unverändert stehen.
Du musst nichts manuell korrigieren: Beim Nachfassen füllst du die normale Activity aus, die räumt Lead-Status und Opportunity wieder auf.
Was passiert, wenn sich ein Lead selbst wieder einträgt? (Reaktivierung)
Trägt sich ein Lead selbst wieder ein (Webinar-Anmeldung, Report-Download, Newsletter), reagiert die Automation:
- Status Not Interested, Unqualified oder Lost: wird automatisch „Interested (Inbound)" und die Sperre wird aufgehoben. Der Lead taucht sofort wieder in den Listen auf.
- Status Nurture: Die Sperre wird aufgehoben, der Status bleibt Nurture. Der Closer sieht ihn sofort.
- NICHT KONTAKTIEREN und Bad Data werden nie automatisch reaktiviert.
Merksatz: Du füllst die Activity aus, das System kümmert sich um den Rest. Wenn du Lead-Status oder Opportunity manuell verstellst, arbeitest du gegen die Automation. Einzige manuelle Aufgabe: den Opportunity-Wert beim Abschluss aufs echte Angebot setzen.
Smart Views: deine Arbeitslisten
Die Reihenfolge der Listen ist deine Arbeits-Priorität: von oben nach unten arbeiten. Damit das klappt, muss jede Rolle die Views einmal selbst in genau dieser Reihenfolge pinnen.
- 🗓️ Bookings Today
- 🟢 Strategieberatungen Today
- 🟢 High Prio
- 🟢 Nurture & FU
- 🟢 SB Follow-Up No Show
- 🟠 SB No Show
- 🟠 Coaching Calls Today
- 🟠 Coaching Call FU No Show
- 🟠 Coaching Call Follow-Up
- 🟠 Unqualifiziert
- 🔵 Coaching Call No Show
- 🔵 Ads-Leads Neu (Workshop)
- 🔵 Ads-Leads Nachfassen (Workshop)
- 🔵 Interested
- 🔵 New
- 🔵 Follow Up
Unpinned lassen (bei Bedarf über die Smart-View-Übersicht öffnen): 🟢 High Prio (Alle) · 🟢 Lost · HZL Bad Data · HZL Do Not Contact · HZL Customers.
So pinnst du: In Close in der linken Seitenleiste den Bereich „Smart Views" öffnen, dort die Listen anpinnen und per Drag-and-drop in genau diese Reihenfolge ziehen. Die Pinn-Reihenfolge gilt pro Nutzer: Jeder im Team (Pre-Setter, Setter, Closer) muss das einmal selbst machen.
| Liste | Was drin ist |
|---|---|
| Setter & Closer | |
| 🗓️ Bookings Today | Alle Termine, die heute stattfinden und bei denen ein Gespräch geführt werden muss. |
| Closer 🟢 | |
| 🟢 Strategieberatungen Today | Alle Strategieberatungs-Termine und deren Follow-Ups, die heute stattfinden. |
| 🟢 High Prio | Strategieberatungen mit hoher Abschlusswahrscheinlichkeit (Priorität: Hoch), die jetzt aktiv bearbeitet werden. |
| 🟢 Nurture & FU | Strategieberatungen mit Potenzial, die weiter genurtured oder nachgefasst werden. |
| 🟢 SB Follow-Up No Show | No-Shows von Follow-Up-Terminen: bleiben beim Closer und werden von ihm neu terminiert. |
| Setter 🟠 | |
| 🟠 SB No Show | Leads, die nicht zum Erst-Termin der Strategieberatung erschienen sind und für eine neue Strategieberatung vorbereitet werden. |
| 🟠 Coaching Calls Today | Alle Coaching-Call-Termine, die heute stattfinden. |
| 🟠 Coaching Call FU No Show | No-Shows von Follow-Up-Terminen nach einem bereits stattgefundenen Coaching Call: bleiben beim Setter. |
| 🟠 Coaching Call Follow-Up | Leads im Follow-Up nach dem Coaching Call: Es wird auf Rückmeldung gewartet oder erneut kontaktiert. |
| 🟠 Unqualifiziert | Alle als nicht qualifiziert markierten Leads, die später neu bewertet werden können. Eine gemeinsame Liste für alle Rollen: Auch Unqualifizierte aus der Telefonphase und der Strategieberatung landen hier, ein separates 🔵 Unqualifiziert gibt es nicht. |
| Pre-Setter 🔵 | |
| 🔵 Coaching Call No Show | Leads, die einen Coaching-Call-Termin nicht wahrgenommen haben und neu terminiert werden müssen. |
| 🔵 Ads-Leads Neu (Workshop) | Leads aus den Workshop-Ads seit dem 20.07. (Start des Workshop-Funnels), mit denen noch nie ein Gespräch dokumentiert wurde: weniger als 3 Anrufversuche, ohne aktive Sperre, ohne gebuchten Termin. Hier gilt das Erstkontakt-Skript. Nie kontaktierte Leads stehen oben (neueste zuerst), mit jedem Anruf rutscht ein Lead automatisch nach hinten: einfach stur von oben nach unten arbeiten. |
| 🔵 Ads-Leads Nachfassen (Workshop) | Leads aus den Workshop-Ads, mit denen schon gesprochen wurde (Gesprächsergebnis dokumentiert) und die wieder dran sind: ohne aktive Sperre, ohne gebuchten Termin. Hier gilt das Folgegespräch: nach dem Workshop das Strategiegespräch anbieten. |
| 🔵 Interested | Cold Leads mit gezeigtem Interesse, die weiter qualifiziert werden. |
| 🔵 New | Neue Cold Leads, die noch nie kontaktiert wurden. |
| 🔵 Follow Up | Leads zur Wiedervorlage nach Kontakt in der Telefonphase. |
| Unpinned (nicht angepinnt, bei Bedarf öffnen) | |
| 🟢 High Prio (Alle) | Alle Strategieberatungen mit Priorität Hoch, inklusive gesperrter. |
| 🟢 Lost | Abschluss sehr unwahrscheinlich, kein aktiver Fokus mehr. |
| HZL Bad Data | Leads mit nicht existierender oder falscher Telefonnummer. |
| HZL Do Not Contact | Leads, die nie wieder kontaktiert werden dürfen. |
| HZL Customers | Alle Kunden. |
In Stufe 1 steuert das Kalender-Feld der Activity die Termin-Sichtbarkeit: Trag das Termin-Datum ein, dann erscheint der Lead am Termin-Tag automatisch in der passenden Today-Liste (🗓️ Bookings Today, 🟠 Coaching Calls Today, 🟢 Strategieberatungen Today).
Das Kalender-Feld ist also Pflicht, wenn du einen Termin legst: Ohne Datum taucht der Lead am Termin-Tag in keiner Today-Liste auf. In Stufe 2 setzt die Calendly-Buchung Sichtbarkeit und Status direkt, ohne Umweg über die Activity.
Weitere Listen wie 🔵 (Optin) New sowie die Draft-Kontrolllisten kommen mit Stufe 2 (siehe Ausblick).
🔵 Setting (Telefonphase): Call-Handling
Hier arbeitet der Pre-Setter: Alle Listen mit 🔵 gehören dir. Deine Activity: 1.0 Setting (Sonderfälle: 4.0). Ziel: Lead erreichen, qualifizieren, Coaching-Call-Termin legen.Öffne für jede Buchung den 📅-Kalender-Link in der Lead-Sidebar in Close (bzw. schick genau diesen Link an den Kunden). Der Link ist mit dem Lead verknüpft: Die Buchung landet garantiert auf diesem Lead, selbst wenn der Kunde im Formular eine andere E-Mail einträgt (die wird als zweite E-Mail am Kontakt ergänzt, es entsteht kein doppelter Lead). Außerdem wird automatisch hinterlegt, dass du den Termin gelegt hast („Gesettet von", deine Provision).
Verschick nie den nackten Calendly-Link (calendly.com/…) aus dem Browser-Verlauf oder von der Webseite: Dem fehlt die Verknüpfung zum Lead, die Buchung hängt dann nur an der E-Mail.
Einen 1.0-Setting-Eintrag legst du nur an, wenn ein Gespräch stattgefunden hat. Nimmt niemand ab, trägst du nichts ein: Der Anrufversuch steht automatisch im Call-Log am Lead (deshalb über Close telefonieren). Trag insbesondere keine „Wiedervorlage ohne Gespräch" ein, nur um einen Versuch zu dokumentieren, das verfälscht die Auswertung.
Seit dem 20.07. laufen Meta-Ads auf den Cashflow-Workshop (13.08., 20 Uhr). Diese Leads kommen automatisch in Close an: Status Interested (Inbound), Quelle „Online Marketing (Ads)", die Webinar-Anmeldung steht als angepinnte Notiz am Lead.
Die Ads-Leads arbeitest du in zwei Listen, getrennt nach Gesprächsstand:
- 🔵 Ads-Leads Neu (Workshop): Leads, mit denen noch nie ein Gespräch dokumentiert wurde. Hier führst du das Erstgespräch. Wichtig: Anrufversuche ohne Gespräch und unvollständige Einträge lassen den Lead in dieser Liste, erst ein eingetragenes Gesprächsergebnis bewegt ihn.
- 🔵 Ads-Leads Nachfassen (Workshop): Leads, mit denen schon gesprochen wurde (Gesprächsergebnis dokumentiert). Hier führst du das Folgegespräch: nach dem Workshop das Strategiegespräch anbieten.
Das System merkt sich dafür automatisch das Datum des letzten dokumentierten Gesprächs am Lead, du musst dafür nichts pflegen. Und dank des monatlichen Workshop-Rhythmus vermischen sich neue Anmelder (Liste Neu) nie mit Nachfassern (Liste Nachfassen).
Was die Liste Neu zeigt: nur Leads seit dem 20.07. (Start des Workshop-Funnels) mit weniger als 3 Anrufversuchen, ohne aktive Sperre und ohne gebuchten Termin.
Die Sortierung steuert sich selbst: Nie kontaktierte Leads stehen oben (neueste zuerst), mit jedem Anruf rutscht ein Lead automatisch nach hinten. Arbeite einfach stur von oben nach unten.
Ziel des Erstgesprächs vor dem Workshop (Liste Neu):
- Herausfinden, wer die Person ist: Mit welcher Intention hat sie sich angemeldet, was ist ihr beruflicher Hintergrund?
- Technik-Check: Hat die Anmeldung geklappt, steht der Workshop-Termin im Kalender?
- Kurzes Feedback zum Gespräch in die Sales-Gruppe.
Ein Termin ist Bonus, kein Pflichtziel: Wenn der Lead offen ist, biete ein kostenfreies Strategiegespräch nach dem Workshop an. Termine immer über den 📅-Kalender-Link am Lead buchen (siehe Buchungs-Regel oben).
Erreicht und Gespräch geführt, aber (noch) kein Termin (Standardfall): 1.0 Setting ausfüllen mit Gesprächsergebnis 6. Wiedervorlage und dem Kalender-Feld auf dem Tag nach dem Workshop (aktuell: 14.08.). Der Lead ruht bis dahin und kommt am 14.08. automatisch in die Liste 🔵 Ads-Leads Nachfassen (Workshop) zurück: Dann ist das Folgegespräch mit dem Angebot eines Strategiegesprächs dran.
Termin sehr wahrscheinlich (Sonderfall): Bist du dir sicher, dass beim nächsten Kontakt ein Termin drin ist, trägst du Gesprächsergebnis 2. Interessiert ein (siehe Fall 4 unten). Der Lead wandert dann in die Liste 🔵 Interested und wird von dort weitergearbeitet, nicht über die Ads-Listen.
Der Lead will direkt einen Termin: Gesprächsergebnis 5. Coaching Call gelegt bzw. die Buchung über den 📅-Kalender-Link am Lead (siehe Buchungs-Regel oben).
Kein Interesse oder nicht qualifiziert: die normalen Gesprächsergebnisse wie überall (1. Kein Interesse bzw. 3. Nicht qualifiziert, siehe Fälle unten).
Nicht erreicht: nichts eintragen, es bleibt bei der Regel „Kein Gespräch = keine Activity". Der Anruf zählt automatisch als Versuch, beim 3. erfolglosen Versuch verschwindet der Lead bis zum Workshop aus der Liste (siehe Box „Anrufversuche zählen jetzt automatisch" unten).
Der Lead verschwindet also aus seiner Liste, sobald ein Termin gebucht, ein Ergebnis mit Sperre gesetzt oder der 3. erfolglose Versuch erreicht ist. Für Closer ändert sich nichts: Gebuchte Termine erscheinen wie gewohnt in den Coaching-Call- und Strategieberatungs-Views.
Jeder nicht erreichte Anruf über Close (nicht abgenommen, besetzt) zählt automatisch +1 auf das Feld „Anrufversuche". Zähl das Feld nicht mehr manuell hoch, sonst wird doppelt gezählt.
Wer außerhalb von Close telefoniert und den Call manuell loggt: Nicht erreicht = Dauer auf 0 lassen (zählt dann automatisch als Fehlversuch). Erreicht = Gesprächsdauer eintragen (zählt dann nicht als Fehlversuch).
Fall 1 Niemand nimmt ab ▾
Es klingelt, aber niemand hebt ab.
Nichts. Es fand kein Gespräch statt, also gibt es keinen Activity-Eintrag. Der Anrufversuch ist automatisch im Call-Log am Lead dokumentiert (deshalb über Close telefonieren). Ruf einfach den nächsten Lead an.
Einzige Ausnahme: Du willst den Lead nach vielen vergeblichen Versuchen bewusst für eine Zeit aus der Liste nehmen. Dann: 1.0 Setting
- Gesprächsergebnis: 6. Wiedervorlage
- Kalender: Sperrdatum wählen
Warum reicht das Call-Log?
Wenn du über Close telefonierst, wird jeder Anruf automatisch am Lead geloggt: Anzahl und Zeitpunkt der Versuche sind ohne Activity nachvollziehbar. Und weil deine Liste nach „ältester Kontakt zuerst" sortiert ist, rutscht der Lead nach dem Versuch automatisch nach hinten, du siehst als Nächstes die Leads, die am längsten nicht kontaktiert wurden.
Ohne Eintrag: Der Lead bleibt in seiner bisherigen Liste und rutscht ans Ende.
Mit Wiedervorlage + Sperrdatum: bis zum Datum unsichtbar, danach wieder in der bisherigen Liste bzw. 🔵 Follow Up.
Ohne Eintrag: bleibt sichtbar. Mit Sperrdatum: ab dem eingestellten Datum.
Fall 2 Jemand anderes nimmt ab, der Lead ist nicht da ▾
Jemand anderes hebt ab (Partner, Familienmitglied), den Lead selbst erreichst du nicht. Es fand ein Gespräch statt, nur nicht mit dem Lead.
1.0 Setting
- Notiz: kurz festhalten, mit wem du gesprochen hast
- Gesprächsergebnis: 6. Wiedervorlage
- Kalender: Sperrdatum wählen (optional, z. B. wenn dir gesagt wird, wann der Lead erreichbar ist)
🔵 Follow Up (ganz unten)
War der Lead vorher in 🔵 Interested oder 🔵 Coaching Call No Show, bleibt er in seiner bisherigen Liste (ganz unten).
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.
Fall 3 Kein Interesse / kein Bedarf ▾
„Brauche ich nicht", „kein Bedarf": Der Lead lehnt klar ab.
Wichtig: „Kein Interesse" nur wählen, wenn der Lead selbst das sagt. Aussagen von Dritten (Partner, Familie) zählen nicht, dann Fall 2 (Wiedervorlage).
1.0 Setting
- Gesprächsergebnis: 1. Kein Interesse
- Kalender: Sperrdatum (optional)
Status wird automatisch Not Interested AUTO
🔵 Follow Up
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 75 Tagen.
Fall 4 Interesse vorhanden, aber gerade kein Termin möglich ▾
Der Lead ist klar interessiert, kann aber gerade nicht, z. B. unterwegs oder im Termin. Du bist dir zu 90% sicher, dass beim nächsten Anruf ein Termin drin ist.
Unterscheide: Wimmelt er ab (inhaltliche Ablehnung, dann Fall 3) oder hat er wirklich Interesse und kann nur gerade nicht?
- a) „Klingt relevant, ruf mich morgen irgendwann nochmal an." → nur Sperrdatum, kein Task
- b) „Ruf mich morgen um 15:00 Uhr an." → zusätzlich Task mit konkreter Uhrzeit
1.0 Setting
- Gesprächsergebnis: 2. Interessiert
- Kalender: Datum wählen (optional)
- Ausnahme Workshop-/Ads-Leads: Hier ist das Kalenderdatum Pflicht (Tag nach dem Workshop, aktuell: 14.08.), siehe Box „Ads-Leads (Workshop-Funnel)". „2. Interessiert" trägst du bei Workshop-Leads nur ein, wenn ein Termin sehr wahrscheinlich ist: Der Lead wandert damit in 🔵 Interested und wird von dort weitergearbeitet. Standardfall bleibt „6. Wiedervorlage" mit dem Kalender auf dem Tag nach dem Workshop.
- Task nur bei konkreter Uhrzeit (Variante b)
Status wird automatisch Interested (Outbound) AUTO
🔵 Interested
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: sofort.
Fall 5 Nicht qualifiziert ▾
Der Lead passt objektiv nicht zu unseren Kriterien (z. B. finanzielle Situation reicht nicht, falsche Zielgruppe).
1.0 Setting
- Notiz: Grund angeben (Pflicht)
- Gesprächsergebnis: 3. Nicht qualifiziert
- Kalender: optional
Status wird automatisch Unqualified AUTO
🟠 Unqualifiziert (die gemeinsame Unqualifiziert-Liste für alle Rollen)
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 90 Tagen.
Fall 6 Coaching Call wurde terminiert ▾
Ein Coaching-Call-Termin wurde fest vereinbart (via Calendly-Link).
1.0 Setting
- Gesprächsergebnis: 5. Coaching Call gelegt
- Kalender: Termin-Datum wählen
Zusätzlich: Den 📅-Kalender-Link am Lead öffnen und den Termin legen. Nie den nackten Calendly-Link verschicken (siehe Buchungs-Regel oben).
🟠 Coaching Calls Today (ab hier übernimmt der Setter)
Am Tag des Termins.
Fall 7 Coaching Call direkt im selben Anruf geführt ▾
Der Lead sagt direkt zu, das Coaching-Call-Gespräch findet sofort im selben Anruf statt.
1.0 Setting
- Gesprächsergebnis: 4. Direkt Coaching Call gemacht
Danach dokumentierst du das Gespräch selbst als 2.0 Coaching Call: Vorgehen wie im Coaching-Call-Bereich beschrieben.
Ergibt sich aus dem Ergebnis der 2.0-Coaching-Call-Activity (siehe Coaching-Call-Fälle).
Ergibt sich aus der 2.0-Coaching-Call-Activity.
Fall 8 Lead soll für bestimmte Zeit nicht angerufen werden ▾
Sonderfall: Der Lead ist in einem konkreten Zeitraum nicht erreichbar, z. B. „Ich bin bis zum 15. im Urlaub."
1.0 Setting
- Gesprächsergebnis: 6. Wiedervorlage
- Kalender: Datum wählen (hier Pflicht)
🔵 Follow Up
War der Lead vorher in 🔵 Interested oder 🔵 Coaching Call No Show, bleibt er in seiner bisherigen Liste (ganz unten).
Ab dem gewählten Datum.
Fall 9 Kontaktdaten sind falsch ▾
Telefonnummer existiert nicht, E-Mail bounced dauerhaft, offensichtlich falsche Daten.
4.0 Allgemeine Aktion
- Aktion: 2. Bad Data
Status wird automatisch Bad Data AUTO
HZL Bad Data (unpinned)
Sofort.
Fall 10 Lead soll nie wieder kontaktiert werden ▾
Drohung mit rechtlichen Schritten, Aufforderung zur dauerhaften Löschung, extrem negative Reaktion.
4.0 Allgemeine Aktion
- Aktion: 1. Do Not Contact
Status wird automatisch NICHT KONTAKTIEREN AUTO
HZL Do Not Contact (unpinned)
Sofort. Der Lead erscheint danach in keiner Arbeitsliste mehr.
🟠 Coaching Call: Call-Handling
Hier arbeitet der Setter: Alle Listen mit 🟠 gehören dir. Deine Activity: 2.0 Coaching Call (Sonderfälle: 1.0 / 4.0). Ziel: qualifizieren und Strategieberatung legen.- 1. Coaching Call: Der Coaching-Call-Termin hat tatsächlich stattgefunden und wird dokumentiert.
- 2. Coaching Call Follow Up: Nach einem durchgeführten Coaching Call sind weitere Schritte nötig, noch keine Strategieberatung vereinbart. Beispiel: Mehrere Entscheider müssen sich zeitlich abstimmen.
- 3. No Show: Der Lead ist nicht zum vereinbarten Coaching-Call-Termin erschienen. Termin hat nicht stattgefunden.
Öffne für jede Buchung den 📅-Kalender-Link in der Lead-Sidebar in Close (bzw. schick genau diesen Link an den Kunden). Der Link ist mit dem Lead verknüpft: Die Buchung landet garantiert auf diesem Lead, selbst wenn der Kunde im Formular eine andere E-Mail einträgt (die wird als zweite E-Mail am Kontakt ergänzt, es entsteht kein doppelter Lead). Außerdem wird automatisch hinterlegt, dass du den Termin gelegt hast („Gesettet von", deine Provision).
Verschick nie den nackten Calendly-Link (calendly.com/…) aus dem Browser-Verlauf oder von der Webseite: Dem fehlt die Verknüpfung zum Lead, die Buchung hängt dann nur an der E-Mail.
Fall 1 No Show ohne neue Terminoption ▾
Der Lead erscheint nicht zum Coaching Call (Absagen eingeschlossen). Du rufst direkt an, erreichst ihn nicht, und per Mail kommt auch nichts zurück.
Standard (Follow Up soll direkt wieder möglich sein): 2.0 Coaching Call
- Typ: 3. No Show
- Gesprächsergebnis: 2. Follow Up
Erst in ein paar Tagen wieder anrufen: zusätzlich Kalender: Sperrdatum wählen.
Noch kein stattgefundener Coaching Call (der Erst-Termin ist geplatzt): 🔵 Coaching Call No Show, die Telefonphase terminiert neu.
Coaching Call fand bereits statt (No-Show eines Follow-Up-Termins): 🟠 Coaching Call FU No Show, bleibt bei dir als Setter.
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.
Fall 2 Absage ohne Interesse an neuem Termin ▾
Der Lead sagt ab und will keinen Ersatztermin, z. B. per Mail: „Ich habe doch kein Interesse."
2.0 Coaching Call
- Typ: 3. No Show
- Gesprächsergebnis: 1. Nicht qualifiziert
- Unqualifiziert Grund: auswählen (z. B. „Kein echtes Interesse")
- Kalender: Sperrdatum wählen (optional)
Status wird automatisch Unqualified AUTO
🟠 Unqualifiziert
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 90 Tagen.
Fall 3 Termin wurde umgelegt ▾
Der Coaching-Call-Termin wurde vom Lead oder über den Calendly-Link verschoben.
Nichts. Wurde der Termin über den Calendly-Link umgelegt, ist alles erledigt. Soll er umgelegt werden, nutze den Umlege-Link unten im Termin. Mehr ist nicht zu tun.
Die Opportunity bleibt beim Umlegen unverändert bestehen. „Gesettet von" (Provisions-Attribution) hängt an der Activity, also daran, wer „Coaching Call gelegt" bzw. „Strategieberatung gelegt" ausgefüllt hat, nicht am Calendly-Link: Umlegen ändert die Attribution nicht.
🟠 Coaching Calls Today
Am Tag des (neuen) Termins.
Fall 4 Lead ist unqualifiziert ▾
Im Termin zeigt sich, dass der Lead objektiv nicht passt (Kapital, Zielgruppe, Coachability, siehe Unqualifiziert-Gründe).
2.0 Coaching Call
- Typ: 1. Coaching Call oder 2. Coaching Call Follow Up
- Gesprächsergebnis: 1. Nicht qualifiziert
- Unqualifiziert Grund: auswählen
- Kalender: Sperrdatum wählen
Status wird automatisch Unqualified AUTO
🟠 Unqualifiziert
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 90 Tagen.
Fall 5 Lead kann noch nicht für die Strategieberatung terminiert werden ▾
Der Lead ist qualifiziert, aber ein Strategieberatungs-Termin ist noch nicht sinnvoll. Beispiel: Es gibt zwei Entscheider, nur einer war im Coaching Call, sie müssen sich noch abstimmen.
2.0 Coaching Call
- Typ: 1. Coaching Call oder 2. Coaching Call Follow Up
- Gesprächsergebnis: 2. Follow Up
- Kalender: Sperrdatum wählen
🟠 Coaching Call Follow-Up
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.
Fall 6 Strategieberatung wurde terminiert ▾
Ein Strategieberatungs-Termin wurde erfolgreich vereinbart. Das ist dein Zielergebnis.
2.0 Coaching Call
- Typ: 1. Coaching Call oder 2. Coaching Call Follow Up
- Gesprächsergebnis: 3. Strategieberatung gelegt
- Kalender: Termin-Datum wählen
🟢 Strategieberatungen Today (ab hier übernimmt der Closer)
Am Tag des Termins.
Fall 7 Zweiter Coaching Call wird terminiert ▾
Ein weiterer Vorab-Termin wird vereinbart, z. B. mit einem zweiten Entscheider. Damit ist nicht „No Show, neuer Termin" gemeint.
2.0 Coaching Call
- Typ: 1. Coaching Call oder 2. Coaching Call Follow Up
Zusätzlich: Den 📅-Kalender-Link am Lead öffnen und den Termin legen. Nie den nackten Calendly-Link verschicken (siehe Buchungs-Regel oben).
🟠 Coaching Calls Today
Am Tag des Termins.
Fall 8 Lead soll nie wieder kontaktiert werden ▾
Drohung mit rechtlichen Schritten, Aufforderung zur dauerhaften Löschung, extrem negative Reaktion.
4.0 Allgemeine Aktion
- Aktion: 1. Do Not Contact
Status wird automatisch NICHT KONTAKTIEREN AUTO
HZL Do Not Contact (unpinned)
Sofort. Der Lead erscheint danach in keiner Arbeitsliste mehr.
Fall 9 Follow-up nicht erreicht ▾
Du hast den Lead im Follow-up nicht erreicht, er soll später erneut kontaktiert werden. Gilt auch, wenn der Lead unqualifiziert war und ein Follow Up gemacht wurde.
2.0 Coaching Call
- Typ: 2. Coaching Call Follow Up
- Gesprächsergebnis: 2. Follow Up
- Kalender: Sperrdatum wählen
🟠 Coaching Call Follow-Up
War der Lead vorher in 🟠 Unqualifiziert oder 🟠 SB No Show, bleibt er in seiner bisherigen Liste.
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.
Fall 10 Sonderfall: aus Unqualifiziert zurück in die Telefonphase ▾
Der Lead war als unqualifiziert eingestuft, soll aber wieder in die Setting-Telefonphase (🔵). Sollte selten vorkommen.
1.0 Setting
- Gesprächsergebnis: 1. Kein Interesse
- Kalender: Sperrdatum (optional)
🔵 Follow Up
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 75 Tagen.
🟢 Strategieberatung: Call-Handling
Hier arbeitet der Closer: Alle Listen mit 🟢 gehören dir. Deine Activity: 3.0 Strategieberatung (Sonderfall: 4.0). Ziel: abschließen, sonst sauber nachfassen oder verabschieden.- 1. Strategieberatung: Der Strategieberatungs-Termin hat stattgefunden und wird dokumentiert.
- 2. Strategieberatung Follow Up: Alle Maßnahmen nach der Strategieberatung, z. B. telefonische Follow Ups oder ein dokumentierter Follow-Up-Termin.
- 3. No Show: Der Lead ist nicht zum vereinbarten Termin erschienen. Termin hat nicht stattgefunden.
Öffne für jede Buchung den 📅-Kalender-Link in der Lead-Sidebar in Close (bzw. schick genau diesen Link an den Kunden). Der Link ist mit dem Lead verknüpft: Die Buchung landet garantiert auf diesem Lead, selbst wenn der Kunde im Formular eine andere E-Mail einträgt (die wird als zweite E-Mail am Kontakt ergänzt, es entsteht kein doppelter Lead). Außerdem wird automatisch hinterlegt, dass du den Termin gelegt hast („Gesettet von", deine Provision).
Verschick nie den nackten Calendly-Link (calendly.com/…) aus dem Browser-Verlauf oder von der Webseite: Dem fehlt die Verknüpfung zum Lead, die Buchung hängt dann nur an der E-Mail.
Fall 1 No Show ohne neue Terminoption ▾
Der Lead erscheint nicht zur Strategieberatung (Absagen eingeschlossen). Du rufst direkt an, erreichst ihn aber nicht, per Mail kommt nichts zurück.
Standard (du rufst direkt an, niemand geht ran): 3.0 Strategieberatung
- Typ: 3. No Show
- Gesprächsergebnis: 2. Follow Up
Erst in ein paar Tagen wieder anrufen (z. B. du erfährst, dass der Lead die nächsten 3 Tage krank ist): zusätzlich Kalender: Sperrdatum wählen.
Erst-Termin (die Strategieberatung selbst): 🟠 SB No Show, geht zurück an den Setter.
Follow-Up-Termin (der Termin war vorher mit Typ „Strategieberatung Follow Up" + „Termin gelegt" dokumentiert): 🟢 SB Follow-Up No Show, bleibt bei dir als Closer und wird von dir neu terminiert.
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.
Fall 2 Absage ohne Interesse an neuem Termin ▾
Der Lead sagt ab und will keinen Ersatztermin, z. B. per Mail: „Ich habe doch kein Interesse."
3.0 Strategieberatung
- Typ: 3. No Show
- Gesprächsergebnis: 1. Nicht qualifiziert
- Kalender: Sperrdatum wählen (optional)
Status wird automatisch Unqualified AUTO
🟠 Unqualifiziert
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 90 Tagen.
Fall 3 Termin wurde umgelegt ▾
Der Strategieberatungs-Termin wurde vom Lead oder über den Calendly-Link verschoben.
Nichts. Wurde der Termin über den Calendly-Link umgelegt, ist alles erledigt. Soll er umgelegt werden, nutze den Umlege-Link unten im Termin.
Die Opportunity bleibt beim Umlegen unverändert bestehen. „Gesettet von" (Provisions-Attribution) hängt an der Activity, nicht am Calendly-Link: Umlegen ändert die Attribution nicht.
🟢 Strategieberatungen Today
Am Tag des (neuen) Termins.
Fall 4 Lead trotz Coaching Call unqualifiziert (Setter-Fehler) ▾
Im Strategieberatungs-Gespräch zeigt sich, dass der Lead objektiv nicht passt, obwohl eine Strategieberatung gelegt wurde.
3.0 Strategieberatung
- Typ: 1. Strategieberatung
- Gesprächsergebnis: 1. Nicht qualifiziert
- Kalender: Sperrdatum wählen
Status wird automatisch Unqualified AUTO
🟠 Unqualifiziert
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: in 90 Tagen.
Fall 5 Kein Follow-up-Termin nach der Strategieberatung, Deal aber offen ▾
Nach dem Strategieberatungs-Gespräch wurde kein Termin vereinbart, aber der Deal lebt noch. Beispiele:
- Der Entscheider will keinen zweiten Termin, wünscht aber, dass du dich meldest.
- Der Entscheider sagt, er macht es und unterschreibt bis Tag X, will aber keinen Termin.
3.0 Strategieberatung
- Typ: 1. Strategieberatung oder 2. Strategieberatung Follow Up
- Gesprächsergebnis: 2. Follow Up
- WICHTIG Priorität: 1. Hoch oder 2. Mittel (siehe Fälle 10 und 11)
- Kalender: Sperrdatum wählen, ab wann du das Follow Up machen willst
🟢 Nurture & FU (bei Priorität Hoch zusätzlich in 🟢 High Prio)
Ab dem eingestellten Datum.
Fall 6 Follow-up-Termin nach Abschlussgespräch vereinbart ▾
Nach einem Termin wurde ein konkreter Follow-up-Termin festgelegt.
3.0 Strategieberatung
- Typ: 1. Strategieberatung oder 2. Strategieberatung Follow Up
- Gesprächsergebnis: 3. Termin gelegt
- WICHTIG Priorität: 1. Hoch oder 2. Mittel
- Kalender: Termin-Datum wählen
Zusätzlich: Den 📅-Kalender-Link am Lead öffnen und den Termin legen. Nie den nackten Calendly-Link verschicken (siehe Buchungs-Regel oben).
🟢 Strategieberatungen Today
Am Tag des Termins.
Fall 7 Deal vorerst verloren, aber Potenzial vorhanden (Nurturing) ▾
Kein Abschluss in den nächsten 3 Wochen realistisch, aber es besteht klares Potenzial. Der Lead soll regelmäßig genurtured werden.
3.0 Strategieberatung
- Typ: 1. Strategieberatung oder 2. Strategieberatung Follow Up
- Gesprächsergebnis: 4. Lost + Nurture
- Kalender: Sperrdatum wählen, ab wann du das Follow Up machen willst
Status wird automatisch Nurture AUTO
🟢 Nurture & FU
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.
Fall 8 Deal vorerst verloren, sehr geringes Potenzial ▾
Abschluss sehr unwahrscheinlich. Hoher Fokus oder Aufwand lohnt sich für diesen Lead nicht.
3.0 Strategieberatung
- Typ: 1. Strategieberatung oder 2. Strategieberatung Follow Up
- Gesprächsergebnis: 5. Lost
- Kalender: Sperrdatum wählen (optional)
Status wird automatisch Lost AUTO
🟢 Lost (unpinned)
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.
Fall 9 Kunde gewonnen 🎉 ▾
Der Vertrag ist unterschrieben. Erst dann gilt der Lead als gewonnen.
3.0 Strategieberatung
- Typ: 1. Strategieberatung oder 2. Strategieberatung Follow Up
- Gesprächsergebnis: 6. Won
Status wird automatisch Customer AUTO
HZL Customers (unpinned)
Direkt.
Fall 10 Zusatz: hohe Abschlusswahrscheinlichkeit (innerhalb 14 Tagen) ▾
Der Lead ist sehr wahrscheinlich innerhalb der nächsten zwei Wochen abschlussbereit.
3.0 Strategieberatung
- Priorität: 1. Hoch
Status wird automatisch High Prio AUTO
🟢 High Prio
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.
Fall 11 Zusatz: hohe Abschlusswahrscheinlichkeit entfernen ▾
Die Einschätzung wird zurückgesetzt, weil ein kurzfristiger Abschluss (innerhalb 14 Tagen) nicht mehr realistisch ist.
3.0 Strategieberatung
- Priorität: 2. Mittel
🟢 Nurture & FU
Mit Datum: ab dem eingestellten Datum. Ohne Datum: direkt.
⚠️ Draft-Check am Tagesende (Pflicht für alle)
Eine Activity, die als Entwurf gespeichert ist, existiert für das System nicht: Der Lead-Status ändert sich nicht, die Sperrfrist wird nicht gesetzt, der Lead landet in keiner Liste. Gleiches gilt für eine Mail, die als Entwurf hängen bleibt: Sie wurde nie verschickt.
Deshalb am Ende jedes Arbeitstags prüfen:
- Activities: An jedem Lead, den du heute bearbeitet hast, darf keine Activity im Entwurfsstatus hängen. Jede Activity fertig ausfüllen und mit „Done" abschließen.
- Mails: In der Close-Inbox darf kein E-Mail-Entwurf von heute offen sein. Jede Mail senden oder verwerfen.
Hinweis: Eigene Kontroll-Listen dafür (📧 Mail – Draft und 📝 Activity – Draft) kommen mit Stufe 2. Bis dahin prüfst du Drafts direkt am Lead bzw. in der Close-Inbox.
Legende
| Begriff / Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| 🔵 Blau | Setting-Bereich (Telefonphase, Pre-Setter): Kaltkontakt, Qualifizierung, Coaching-Call-Termine legen. |
| 🟠 Orange | Coaching-Call-Bereich (Setter): Coaching Calls durchführen, Strategieberatungen legen. |
| 🟢 Grün | Strategieberatungs-Bereich (Closer): Strategieberatungen durchführen, abschließen, nachfassen. |
| Smart View / Liste | Gefilterte Lead-Liste in Close. Angepinnte Listen sind deine tägliche Arbeitsreihenfolge. |
| Custom Activity | Das Formular, das du nach jedem Gespräch ausfüllst (1.0 bis 4.0). Steuert das gesamte Routing. |
| Opportunity | Der Deal am Lead. Entsteht automatisch bei der echten Calendly-Buchung (5.000 € Platzhalter-Wert), wird von den Activities aktualisiert (Status, „Gesettet von"). Wert beim Abschluss manuell aufs echte Angebot anpassen. |
| „Quelle" (Source) | Feld auf der Opportunity: Woher der Deal kommt. Kanal (z. B. „Webinar (LOW)", „Podcast") oder eine Person bei Messe/Direkt-Terminierung (auch Helfer ohne Close-Zugang). Wird manuell gesetzt. |
| „Gesettet von" | Feld auf der Opportunity: Wer den Termin gesettet hat. Füllt sich automatisch (📅-Link-Buchung bzw. „…gelegt"-Activity), der erste Setter bleibt stehen, nur echte Close-Nutzer, manuell korrigierbar. Basis der Provisions-Attribution. |
| „Coaching Call mit" | Feld auf der Opportunity: der Termin-Host aus der Calendly-Buchung. |
| „Gesperrt bis" | Feld am Lead. Bis zu diesem Datum ist der Lead in keiner Liste sichtbar, ab dem Datum (einschließlich) wieder. Wird durch das Kalenderfeld jeder Activity gesetzt. |
| Coaching Call (früher „Setting") | Vorqualifizierungs-Gespräch vor der Strategieberatung. |
| Strategieberatung (früher „Closing") | Abschlussgespräch. |
| Follow Up (FU) | Nachfass-Kontakt nach einem Gespräch. |
| No Show | Der Lead ist nicht zum vereinbarten Termin erschienen. |
| Nurture | Lead mit Potenzial, aber ohne kurzfristigen Abschluss: regelmäßig warmhalten. |
| AUTO | Macht die Automation im Hintergrund, sobald du die Activity mit „Done" abschließt. Nichts manuell umstellen. |
FAQ: die häufigsten Fragen
Muss ich den Lead-Status jetzt selbst umstellen?▾
Nein, nie. Du füllst nur die Custom Activity aus und schließt sie mit „Done" ab. Die Automation setzt Lead-Status, Sperrfrist und Opportunity-Status. Manuelles Umstellen bringt das System durcheinander. Einzige Ausnahme: Beim Abschluss passt du den Opportunity-Wert manuell aufs echte Angebot an.
Ein Lead ist aus allen Listen verschwunden. Ist er gelöscht?▾
Nein. Er ist mit hoher Wahrscheinlichkeit gesperrt („Gesperrt bis" ist gesetzt) und taucht ab dem Sperrdatum automatisch wieder auf. Über die Close-Suche findest du ihn jederzeit: Dort siehst du auch das Sperrdatum am Lead.
Was passiert, wenn ich das Kalenderfeld leer lasse?▾
Dann greift der Standard des jeweiligen Gesprächsergebnisses: „Kein Interesse" sperrt 75 Tage, „Nicht qualifiziert" 90 Tage, die meisten anderen Ergebnisse lassen den Lead sofort wieder erscheinen. Willst du einen anderen Zeitpunkt, setz ein Datum.
Muss ich für jeden Anruf eine Activity anlegen, auch wenn niemand rangeht?▾
Nein. Eine Activity legst du nur an, wenn ein Gespräch stattgefunden hat. Nimmt niemand ab, trägst du nichts ein: Der Anrufversuch steht automatisch im Call-Log am Lead (deshalb über Close telefonieren). Einzige Ausnahme: Du willst den Lead nach vielen vergeblichen Versuchen bewusst für eine Zeit aus der Liste nehmen, dann 1.0 Setting mit „Wiedervorlage" plus Sperrdatum (Fall 1 im Setting-Bereich). Sobald ein Gespräch stattfindet, ist die Activity Pflicht.
Wofür sind dann noch „Coaching Call (alt)" und „Strategieberatung (alt)"?▾
Die bleiben vorerst für die inhaltliche Gesprächsdoku: Situation des Kunden, Einwände, Vereinbarungen. Archiviert werden sie später. Nicht verwechseln: Die neuen Routing-Activities heißen 2.0 Coaching Call und 3.0 Strategieberatung, sie routen den Lead durchs System. Nach einem Gespräch, auf das beides zutrifft, füllst du beides aus: die (alt)-Activity für den Inhalt, die 1.0-bis-4.0-Activity fürs Routing.
Wann „Kein Interesse", wann „Nicht qualifiziert", wann „Do Not Contact"?▾
- Kein Interesse: Der Lead will nicht. Er könnte passen, lehnt aber selbst ab. Lead kommt nach 75 Tagen wieder.
- Nicht qualifiziert: Der Lead passt objektiv nicht (Kapital, Zielgruppe, Coachability). Lead kommt nach 90 Tagen zur Neubewertung wieder.
- Do Not Contact: Nur bei ausdrücklicher Forderung, rechtlicher Drohung oder extrem negativer Reaktion. Der Lead wird dauerhaft nie wieder kontaktiert. Sparsam einsetzen, das ist endgültig.
Ich habe die Activity als Draft gespeichert. Reicht das?▾
Nein. Ein Draft löst nichts aus: kein Status, keine Sperre, keine Liste. Erst „Done" macht die Activity wirksam. Deshalb am Tagesende Drafts direkt am Lead bzw. E-Mail-Entwürfe in der Close-Inbox prüfen und abschließen (eigene Draft-Kontrolllisten kommen mit Stufe 2).
In welcher Reihenfolge arbeite ich meine Listen ab?▾
Exakt in der Reihenfolge, in der sie in Close angepinnt sind, von oben nach unten. Innerhalb einer Liste steht der Lead, der am längsten nicht kontaktiert wurde, ganz oben. Termine des Tages (Bookings Today, Coaching Calls Today, Strategieberatungen Today) haben immer Vorrang.
Kann ich eine abgeschlossene Activity nachträglich bearbeiten?▾
Ja, mit einer klaren Regel: Nur-Notiz-Änderungen lösen die Automation nicht erneut aus, die kannst du gefahrlos machen.
Änderst du dagegen Typ, Gesprächsergebnis, Priorität oder Kalender, routet das System neu, als hättest du die Activity frisch ausgefüllt, inklusive Korrektur der Sperre. Beispiel: Korrigierst du „Kein Interesse" auf „Interessiert", wird die 75-Tage-Sperre aufgehoben.
Activity löschen macht nichts rückgängig. Korrigieren heißt: Felder ändern oder eine neue Activity anlegen.
Was passiert, wenn ich versehentlich „Won" auswähle?▾
„Won" ist scharf: Sobald du Gesprächsergebnis „6. Won" mit „Done" bestätigst, wird der Lead sofort Kunde und die Opportunity auf „Gewonnen" gestellt (existiert keine aktive, wird eine neu angelegt). Das gilt auch, wenn du gleichzeitig versehentlich andere Felder gesetzt hast.
Deshalb: „Won" nur klicken, wenn der Vertrag wirklich unterschrieben ist. Ist es doch passiert: Gesprächsergebnis in der Activity korrigieren (siehe vorige Frage) und Benedikt Bescheid geben, damit Lead-Status und Opportunity geprüft werden.
Ausblick: Stufe 2
Diese Doku beschreibt Stufe 1. In Stufe 2 kommt dazu (Termin folgt):
- Calendly-Buchung wirkt direkt: Die Buchung setzt HZL-Status und Attribution automatisch aus der Buchung selbst, ohne dass dafür eine Activity nötig ist.
- Neue Liste 🔵 (Optin) New: frische Optin-Leads mit 2-Stunden-Regel und automatischem Anrufversuche-Zähler.
- Kontroll-Listen 📧 Mail – Draft und 📝 Activity – Draft für den Tagesende-Check.
- Automatische Task-Erstellung: Nennt der Lead eine konkrete Uhrzeit, wird der Task automatisch angelegt.
- Provisions-Auswertung aus „Gesettet von" und „Coaching Call mit".
Für euren Alltag ändert sich dadurch nichts am Ausfüllen: Wer die Activities sauber pflegt, liefert automatisch die Datenbasis für Stufe 2.